Walmart Canada automatisiert Prozesse & belegt den Projektwert mit Wrike

Walmart Kanada wurde 1994 gegründet und bedient 2,4 Millionen Kunden online oder in einer der über 400 landesweiten Filialen. Als größter globaler Einzelhändler möchte Walmart den Menschen helfen, Geld zu sparen, damit sie besser leben können. Mit mehr als 11.500 Einzelhandelsgeschäften unter 55 Markennamen in 27 Ländern ist Walmart bestrebt, Möglichkeiten zu schaffen, durch die Kunden und Gemeinschaften weltweit einen Mehrwert erhalten.

Die Herausforderung

Im März 2019 gründete Walmart Canada das Team Continuous Improvement, um die Produktivität zu steigern und die Effizienz innerhalb der Transportabteilung zu verbessern. „Wir konzentrieren uns auf Projektentwicklung, Projektsteuerung, operative Unterstützung und Flottenanalyse“, erklärt Carolyn Lum, Senior Manager von Continuous Improvement bei Walmart Canada. „Wir steuern den gesamten Kapitalprozess für das Transportteam, bieten operative Unterstützung und entwickeln Geschäftsempfehlungen für die Geschäftsleitung.“

Als Lum diese Aufgabe übernahm, wurde ihr eine einzige Excel-Tabelle ausgehändigt, in der alle Transportprojekte und die aktive Pipeline erfasst wurden. „Es waren etwa 50 Zeilen und einige davon enthielten nur ein einziges Wort in einer Zelle“, erinnert sich Lum. „Die Mitarbeiter machten alles mit Notizbüchern, Tabellen oder was immer ihnen zur Verfügung stand“, erinnert sich Nicole Fakhri, Manager von Continuous Improvement.

Beide wussten, dass ihr Team ein besseres Projektmanagementsystem benötigte, um die Arbeit zu rationalisieren und Projekte effizient abzuschließen. „Unsere ultimative Vision war es, einen einzigen Ort, eine einzige Pipeline mit voller Transparenz zu haben. Ein einziges vollständiges Bild, auf das jeder jederzeit zugreifen kann, ohne all diese Anrufe, E-Mails und fragmentierten Projektbesprechungen“, sagt Lum.

Die Lösung

In dem Bestreben, von ihrem unzureichenden und manuellen Projektmanagement wegzukommen, entschied sich das Team Continuous Improvement für das kollaborative Arbeitsmanagementsystem von Wrike, um diese Umstellung zu bewältigen. Mit Wrike hat Walmart Canada die Kommunikation gestrafft, Projekte organisiert und kontextualisiert, Projektfreigaben automatisiert und nutzt wichtige Analysen und Dashboard-Ansichten als Grundlage für Geschäftsentscheidungen.

Projekte an Unternehmensstrategien ausrichten

Mit Wrike kann Walmart Canada eine strategiesichere Auswahl der Projekte machen, die sie in Angriff nehmen. „Man kann Projekte einstufen und sie mit der gesamten Pipeline vergleichen“, erklärt Fakhri. „Wir sind in der Lage, die richtigen Projekte auszuwählen, sie an unserer Strategie auszurichten und sicherzustellen, dass die richtigen Ressourcen für die Durchführung vorhanden sind.“

„Mit Wrike kann das Management einige wichtige Fragen beantworten“, fährt Fakhri fort. „Woran arbeiten wir bereits? Stimmt es mit unseren Unternehmenssäulen überein? Passt es zu dem, was wir in diesem Jahr mit unserer Strategie erreichen wollen? Steht es im Einklang mit unserer Unternehmensstruktur? Haben wir die Bandbreite und die Ressourcen, um dies zu versuchen? Bringt es uns tatsächlich dorthin, wo wir in fünf Jahren hinwollen?“ Das Team fängt auch an, Wrikes Leistungsindex für Arbeitsmanagement zu nutzen, um seine Arbeitsmanagement-Strategie gemäß den besten Praktiken der Branche zu steuern.

Anfrage- und Freigabeprozesse optimieren

Wrike hilft dem Team von Walmart Canada, Wiederholungsaufgaben wie die Anfrage und Freigabe neuer Projekte zu verdichten und zu automatisieren.

Das Team Continuous Improvement verwendet die benutzerdefinierten Anfrageformulare von Wrike, um den Projekteingang bequem zu verwalten und die Anfragesteller zu zwingen, die Gründe für ihre Anfrage zu berücksichtigen. „Das wichtigste Anfrageformular, das wir im Transportwesen verwenden, ist eine Erweiterung aller Best Practices im Projektmanagement, die wir eingeführt haben“, beginnt Lum. „Immer, wenn ein neues Projekt in die Pipeline aufgenommen werden soll, muss der Anfragesteller alle Felder ausfüllen, die wir ihm beigebracht haben und die für ein Geschäftsszenario erforderlich sind.“

„Die Projektfreigaben haben wir ebenfalls durch ein Blueprint automatisiert“, merkt Fakhri an, „der die ersten Aufgaben in die Wege leitet, die jedes Projekt benötigt, bevor es beginnen kann: Projektaufgaben hinzufügen, sicherstellen, dass die Finanzen in Ordnung sind, sicherstellen, dass die benötigten Informationen und Ressourcen vorhanden sind, und alle erforderlichen Freigaben im Vorfeld einholen.“ Durch den Einsatz der Wrike Freigabefunktion für diesen Prozess sorgt das Team Continuous Improvement dafür, dass jedes Projekt seine eigene virtuelle Papierspur hat und fügt seinen Projekten eine neue Ebene der Transparenz hinzu.

Den Wert jedes Projekts für das Unternehmen belegen

Durch die Wrike-Plattform ist es dem Team Continuous Improvement auch möglich, die geschäftlichen Auswirkungen und den Wert jedes abgeschlossenen Projekts zu quantifizieren. „Einer der größten Vorteile ist, dass wir unsere Projekte tatsächlich verfolgen und validieren“, erklärt Lum. „Sobald ein Projekt ausgeführt ist, verschieben wir es in einen überwachten Ordner in unserem Space, wo Fakhri und ein anderes Mitglied unseres Teams die prognostizierten Einsparungen validieren, um zu sehen, ob das Projekt hält, was es verspricht. Das war etwas, was wir noch nie gemacht haben. Früher haben wir ein Projekt einfach abgeschlossen und es als erledigt betrachtet. Aber jetzt können wir es mit Wrike noch einmal betrachten und beurteilen, ob wir es überdenken und ein zusätzliches Projekt hinzufügen müssen, wenn wir unsere Ziele nicht erreichen.“

Da wir in der Lage sind, den Beitrag jedes Projekts zu den Unternehmenszielen zu bewerten, kann sich Walmart Canada auf die langfristige Entwicklung und den globalen Einfluss konzentrieren. „Wir haben eine Vogelperspektive auf das, was wir im gesamten Team erreicht haben. Wir können verfolgen, welche Einsparungen wir tatsächlich erzielen und wie viel CO₂-Emissionen wir reduzieren. Egal, was wir verfolgen wollen, es ist sehr hilfreich, es auf Projekt- und Portfolioebene zu sehen“, sagt Fakhri.

Dokumentenüberarbeitungen und -versionierung vereinfachen

Eine Wrike-Funktion, die das Team besonders schätzt, ist der Dokumenten-Editor und die Versionierung innerhalb von Wrike. „Das war ein entscheidender Schritt“, sagt Fakhri voll Stolz. „Wenn man weiß, dass man immer die aktuellste Version verwendet und alle Änderungen gesehen hat, kann man direkt dort eine Änderung vornehmen, die dann für alle anderen sichtbar wird. Es ist ein sehr kollaboratives Tool.“

Lum ist begeistert, dass Wrike ihre früheren Probleme mit der Versionskontrolle gelöst hat: „Wenn so viele Leute an jedem einzelnen Projekt beteiligt sind, ist die Versionskontrolle sehr schwierig. Wir haben Wrike für eines unserer größten funktionsübergreifenden Projekte eingesetzt. Für unseren ersten Supply Chain Data Summit haben wir alle Datenelemente über ein Anfrageformular eingegeben, das wir dann in ein Projekt eingefügt haben. So gibt es jetzt einen Master-Satz vollständiger Datenelemente für die gesamte Abteilung, den es vorher nicht gab.“

Wrike gibt Walmart Canada das klare Feedback und die einfache gemeinsame Nutzung von Dokumenten, die sie benötigten, um zuverlässiger arbeiten zu können und sich auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich damit abzumühen, zu entziffern, welche Dokumente welche sind.

Visuelle Analysen und Berichte für informierte Entscheidungsfindungen

Die vorgefertigten, erweiterten Analysen in Wrike geben dem Team Continuous Improvement „einen umfassenden Überblick über unser gesamtes Portfolio“, sagt Fakhri. „Die visuellen Tortendiagramme und interaktiven Elemente sind wirklich hilfreich. Ich bekomme schnell einen Überblick über das, was im Rückstand ist, was fällig ist und was sich außerhalb des Zeitplans befindet.“ Und die Möglichkeit, aktuelle Projektzeitpläne mit früheren Zeitplänen zu vergleichen, hilft Fakhri und ihrem Team zu verstehen, wie sich bestimmte Aufgaben auf die rechtzeitige Lieferung auswirken.

„Die Führungskräfte lieben die Ansicht der Pipeline durch Wrike“, bemerkt Lum. „Als wir den Transportbereich und die vollständige Ansicht der Pipeline vorstellten, sagte unsere Führung: 'Diese Art von Einblick in die Pipeline zu haben, ist mehr, als wir uns jemals hätten wünschen können.' Und da haben sie grünes Licht gegeben, Wrike über unser Team hinaus zu erweitern.“

Fakhri nutzt auch die Berichte in Wrike, um einen besseren Überblick über die Finanzen und Ressourcen der Abteilung zu bekommen. „Ich mag die Echtzeitberichte sehr“, sagt sie. „Ich verwende sie, um zu beschreiben, an wie vielen Projekten eine Person arbeitet, wie hoch die Einsparungen bei allen Projekten innerhalb einer Pipeline sind oder wie viel Einsparungen oder Kapital wir für das nächste Jahr vorgesehen haben.“ Diese Art von Einblicken hilft dem Team von Walmart Canada Transportation, die Arbeitslast zu verwalten und Projekte zu priorisieren, die das Unternehmen voranbringen.

Akzeptanz verbessern durch bequeme Implementierung und einzigartiges Schulungsprogramm

Um das Team bei der Einführung von Wrike zu unterstützen und das kollaborative Arbeitsmanagementsystem effektiv einzusetzen, wandte sich Walmart Canada an Wrike Professional Services. „Das Wrike-Team hat uns durch den gesamten Einführungsprozess und die Schulung des Transportteams geführt“, sagt Lum. „Sie waren wirklich fantastisch. Sie waren eine wahre Fundgrube an Wissen und forderten das Team ständig mit Prozessen heraus, forderten uns auf, anders zu denken, und halfen uns schließlich, unsere Prozesse zu optimieren, sodass wir produktiver arbeiten konnten.“ Überdies unterstützt der Wrike Customer Success Manager, der Walmart Canada zugewiesen wurde, das Team bei der weiteren Verbesserung durch wöchentliche Meetings. Erfahren Sie mehr über die Zusammenarbeit von Walmart mit dem Wrike Professional Services Team für die Implementierung.

Um die Akzeptanz bei neuen Mitarbeitern zu fördern und bestehende Wrike-Nutzer zu unterstützen, haben Lum und Fakhri das sogenannte Wrike Open House ins Leben gerufen – ein offenes, wöchentliches virtuelles Treffen, bei dem jeder Fragen zu Wrike stellen kann. „Wir wollten, dass alle von Wrike begeistert sind und verstehen, warum wir es benutzen und dass wir es gewählt haben, um ihr Leben zu erleichtern“, erklärt Fakhri. „Wir wollten ihnen einen sicheren Raum bieten, in den sie kommen und um Hilfe bitten können“, fügt Lum hinzu. „Wenn man diesen Raum hat, steigt das Engagement der Leute.“ Erfahren Sie mehr über das einzigartige Wrike-Schulungsprogramm von Walmart Canada.

Ergebnisse

Wrike hat das Projektmanagement bei Walmart Canada von einem Selbermach-Tabellenansatz zu einem ausgeklügelten und strategischen Ablauf gemacht. Da die gesamte Kommunikation an einem einzigen Ort stattfindet, können sie effektiver zusammenarbeiten und bequem Kontext für jedes Projekt und jede Aufgabe bereitstellen. Durch die Nutzung von Wrikes Anfrageformularen und Freigabefunktionen wird sichergestellt, dass die richtigen Projekte aktiviert und priorisiert werden. Und wichtige Analysen und Berichte innerhalb von Wrike helfen dem Team Continuous Improvement, fundierte Empfehlungen an die Führung zu geben.

„Wrike beinhaltet alles“, fasst Lum zusammen. „Keine E-Mails mehr. Keine täglichen Telefonate mehr. Wir können Arbeitsauslastungen, Einsparungen, Zeitleisten, Pipeline – alles sehen. Unsere Kundengespräche sind jetzt auf hohem Niveau und konzentrieren sich auf Unterstützung und nächste Schritte. Wir raten allen, keine Präsentationen zu machen, sondern uns einfach durch das Projekt in Wrike zu führen.“