Перспективное будущее благодаря инструменту создания подзадач Wrike на базе ИИ для совещаний
Инструмент создания подзадач Wrike на базе искусственного интеллекта автоматически сортирует разрозненные протоколы совещаний и из ключевых пунктов создает подзадачи. Ознакомьтесь с нашей статьей, чтобы узнать больше.
Снова поднимаем планку. Три новых улучшения функций безопасности для защиты ваших рабочих данных
Сейчас, когда гибридная рабочая среда становится нормой, управлять проектами своей команды и вести совместную работу становится удобнее в едином центре, которым может стать платформа управления проектами. Но, сохраняя в облаке все большие и большие объемы рабочей информации, сотрудники рано или поздно начинают задаваться вопросом, а у кого есть доступ к этим данным и насколько хорошо они защищены. Это очень важный вопрос, и участники команд должны быть уверены, что их конфиденциальные данные находятся в безопасности и защищены от несанкционированного доступа. Wrike стремится обеспечить безопасность ваших данных. Сегодня мы представляем три улучшения функций безопасности Wrike, задающих новый стандарт для платформ управления проектами: Делегирование на уровне пространства Конфиденциальные пространства Настраиваемые типы пользователей В качестве бонуса мы прошли еще одну серию проверок безопасности и конфиденциальности, включая повторную сертификацию SOC2 и SOC3. Впервые мы сообщили об обновлениях функций безопасности в нашей статье с обзором анонсов, сделанных на конференции Collaborate 2021. Эти новые возможности нацелены на то, чтобы дать специалистам больше контроля и защитить конфиденциальные данные вашей организации. Три крупные настройки безопасности в Wrike О том, почему вопросы безопасности остаются настолько важными для развития нашей платформы, сказал Андрей Филев, старший вице-президент и генеральный директор Wrike, Citrix: «Внедряя инновации и совершенствуя платформу Wrike, мы всегда уделяем основное внимание управляемости и безопасности корпоративного уровня. Из-за роста общего числа угроз безопасности и распространения удаленной и гибридной работы конфиденциальность данных стала для организаций главным приоритетом. Мы хотим, чтобы клиенты чувствовали себя в полной безопасности при использовании Wrike. Вот почему мы продолжаем создавать пространства, которые становятся для команд едиными центрами хранения информации и упрощают работу, и в то же время отличаются надежностью и удобством для пользователей. Наше стремление добиваться этих двух целей — вот что отличает нас от конкурентов». Делегирование на уровне пространства Делегирование на уровне пространства помогает командам лучше демократизировать и организовать свою работу, позволив администраторам пространств распоряжаться полными правами доступа. Теперь администратор пространства может быстро и легко предоставить нужный уровень контроля соответствующему специалисту на уровне отдельной задачи, проекта или всего пространства. Эта новая возможность позволяет не только ускорить работу благодаря формированию нового рабочего пространства на основе потребностей и графика, но и дать администраторам пространств возможность полностью управлять доступом пользователей к рабочим объектам, таким как отчеты, панели и календари, в режиме реального времени. Кроме того, они могут получать доступ и управлять настраиваемыми полями, составлять списки пользователей и определять полномочия, а также создавать формы запроса на уровне пространства и управлять ими. Делегирование на уровне пространства доступно для пользователей аккаунтов Business, Enterprise и Pinnacle. Конфиденциальные пространства Конфиденциальные пространства — это высокозащищенные безопасные пространства для конфиденциального сотрудничества и выполнения работ с сохранением полного контроля над рабочими данными. Wrike — единственная платформа совместной работы и управления проектами, предлагающая возможность конфиденциальных пространств, которые позволяют пользователям применять дополнительные меры по защите своих бизнес-данных и снижению рисков. В отличие от общих, закрытых и личных пространств Wrike, в конфиденциальном пространстве только его участники смогут пользоваться объектами и инструментами пространства, а также взаимодействовать с другими участниками. Идет ли речь о команде руководителей, обсуждающих конфиденциальный проект и уточняющих детали контракта с юристом, или о сотрудниках агентства, работающих с клиентом, доступ к рабочим объектам в конфиденциальном пространстве смогут получить только одобренные участники. Конфиденциальные пространства доступны только для пользователей тарифа Pinnacle. Настраиваемые типы пользователей Одной из важнейших особенностей Wrike является возможность настраивать формы запроса, рабочие процессы, панели задач и т. д. А теперь в этот список добавились пользователи. Благодаря настраиваемым типам пользователей становится гораздо проще запретить гостевым пользователям изменять статусы объектов или разрешить внешним пользователям предоставлять доступ к задачам и папкам. Теперь это осуществляется буквально одним щелчком мыши. Эта новая функция расширяет настройки безопасности ролей доступа и настраиваемых полномочий администраторов, основана на мощных элементах управления пользователями и администраторами Wrike и предлагает новый способ детального управления разрешениями. В результате владельцы и администраторы аккаунтов смогут точно указывать, что сможет или не сможет выполнять пользователь в Wrike в зависимости от его лицензии и роли. Настраиваемые типы пользователей доступны в аккаунтах Enterprise и Pinnacle. Андрей Филев так описал обновления функций безопасности: «В последние несколько лет опасения по поводу безопасности и конфиденциальности данных резко возросли, поскольку компании ищут новые способы, позволяющие сотрудникам вести гибкую совместную работу, не ставя под угрозу целостность информации. Мы развеиваем эти страхи с помощью платформы управления проектами, которая является не только самой мощной, но и самой безопасной». Очень немногие платформы управления проектами предлагают такие возможности настройки и контроля безопасности, как Wrike. Мы уверены, что эти улучшения помогут защитить конфиденциальные рабочие данные пользователей и поднимут планку в сфере безопасности данных. Новые сертификаты Завершая тему безопасности, сообщаем о том, что компания Wrike успешно прошла очередной цикл проверок безопасности и конфиденциальности и повторную сертификацию, в том числе на соответствие пяти международным стандартам безопасности, в Британском институте стандартов, а также получила новые отчеты о соответствии стандартам SOC2 и SOC3 после аудита, проведенного компанией Schellman & Company. Более подробная информация содержится в нашем пресс-релизе. Вы можете смело доверить Wrike свои конфиденциальные рабочие данные Не для каждой работы требуется один и тот же уровень полномочий. Когда вашей команде нужно что-то большее, не стоит довольствоваться тем, что у вас было всегда. Поднимите работу своей команды на новый уровень благодаря функциям безопасности Wrike. Воспользуйтесь бесплатной пробной версией и оцените беспрецедентный уровень безопасности данных, который предлагает вам самая удобная и мощная платформа управления проектами.
Роль зависимостей в управлении проектами
Одна из важнейших задач руководителя команд в управлении проектами — выявление и обработка разнообразных зависимостей. Проблема заключается в том, что зависимости в управлении проектами зачастую очень сложны. Существуют различные типы зависимостей, которые необходимо учитывать на разных стадиях проекта. В этой статье мы подробно рассмотрим зависимости проекта: типы зависимостей, их примеры и использование Wrike для управления ими. Что такое зависимости проекта? Зависимости проекта (зависимости задач) — это порядок, в котором должны выполняться задачи. Они позволяют выработать оптимальный порядок выполнения проекта, обеспечивая наиболее быстрый способ выполнения работы. Например, если задача B зависит от выполнения задачи A, то задача A должна быть выполнена первой, чтобы можно было приступить к выполнению задачи B. Типы зависимостей проекта В управлении проектами существует 10 различных типов зависимостей. Все их необходимо знать, чтобы оптимизировать планирование проекта. Некоторые из них интуитивно понятны, но другие требуют объяснений. Ниже мы расскажем обо всех типах зависимостей и приведем примеры. Обычные зависимости К этому типу проектных зависимостей относятся любые задачи, которые выполняются в логической последовательности. Как правило, такие зависимости легко подразумеваются. Ресурсные зависимости Такие зависимости возникают, когда для завершения различных проектов требуется один и тот же ресурс. Проект будет зависеть от завершения каждой задачи и от того, хватает ли данного ресурса на все нужды проекта. Зависимости от предпочтений Зависимости от предпочтений уникальны для каждой команды и связаны с имеющимся опытом, установленными процедурами и интуицией менеджера проекта. Межкомандные зависимости Межкомандные зависимости возникают, когда команды, участвующие в разных проектах или относящиеся к различным департаментам, должны работать вместе, чтобы создать комплексное решение. Внешние зависимости Внешняя зависимость возникает, когда для выполнения задачи требуется участие третьей стороны. Часто встречающийся пример такой зависимости — необходимость подтверждения работ. FS-зависимости FS означает «финиш–старт». Первая задача должны быть выполнена до начала второй задачи. SF-зависимости SF означает «старт–финиш». Вторая задача должны быть выполнена до начала первой задачи. SS-зависимости SS означает «старт–старт». Такая зависимость означает, что вторую задачу можно начать выполнять сразу после начала первой задачи (или одновременно). FF-зависимости FF означает «финиш–финиш». Она указывает на то, что вторая задача завершается после окончания первой задачи. Это может означать и одновременное завершение, но вторая задача в любом случае не может быть окончена, пока не завершена первая задача. Внешне-внутренние зависимости Начало или завершение внутренней задачи обусловлено внешней зависимостью. Примеры зависимостей проекта Теперь вы знаете все виды зависимостей и мы приведем несколько примеров того, как они выглядят в реальной жизни: Обычные зависимости Чтобы отправить электронное письмо, его сначала нужно написать. Затем обязательно нужно выяснить адрес электронной почты человека, которому вы отправляете письмо. Эти задачи зависят друг от друга. Ресурсные зависимости Для того, чтобы приготовить на завтрак омлет и блинчики, обязательно потребуются яйца. Объемы обоих проектов зависят от того, как они используют общий ресурс. Зависимости от предпочтений Некоторые писатели-фрилансеры могут писать стати для блога без структуры. Но если у маркетинговой команды уже налажен кастомизированный процесс, согласно которому такая структура предоставляется, эта зависимость будет работать именно так. Межкомандные зависимости Для выпуска продукта нужна совместная работа отделов продаж и маркетинга. Внешние зависимости Строительный проект может зависеть от поставщика бетона, который должен доставить свой продукт на стройплощадку, прежде чем можно будет начать заливку. FS-зависимости Для запуска рекламной кампании на Facebook требуется одобрение квартального бюджета. SF-зависимости Прежде чем можно заменить старый логотип компании на новый, нужно разработать новый логотип. SS-зависимости Для того, чтобы выполнить все работы за два часа, клининговая команда должна одновременно начать стирку и уборку. FF-зависимости При перезапуске сайта можно одновременно работать над кодом сервера и пользовательским интерфейсом, но интерфейс нельзя запустить до того, как завершен код сервера. Внешне-внутренние зависимости Организатор свадьбы должен получить от площадки информацию о свободных датах, и только после этого он может выработать предложение для своих клиентов. Как управлять зависимостями проекта с помощью Wrike Wrike — система управления проектами, которая позволяет планировать сложные проекты с проектными зависимостями при помощи таких функций, как временная шкала и автоматизация зависимостей задач. Временная шкала с поддержкой перетаскивания позволяет составлять графики выполнения задач. Это избавляет от необходимости создавать отдельные списки задач для каждого проекта. На временной шкале хорошо видны зависимости задач, и ими легко управлять, чтобы уложиться в заданные сроки. Wrike также поддерживает индивидуальные зависимости задач — автоматическое связывание задач с отображением результатов. Эта функция значительно упрощает создание точного плана проекта. Если в ходе реализации проекта необходимо внести какие-либо коррективы, менеджеры могут оперативно менять расписание сотрудников и списки работ. При этом они видят, какие задачи уже связаны между собой. Кроме того, Wrike предлагает возможности коммуникации для всех заинтересованных сторон как внутри команды, так и вне ее. Функция @mentions позволяет подключите другие отделы к выполнению задачи, чтобы они могли быстро войти в курс дела и внести свой вклад. Также можно предоставить ограниченный доступ клиентам и сторонним поставщикам, чтобы они могли при необходимости участвовать в выполнении задач. Возьмите на вооружение зависимости задач, чтобы улучшить стратегию управления проектами. Чтобы упростить планирование и выполнение сложных проектов, загрузите бесплатную двухнедельную пробную версию Wrike сегодня!
Как не бояться хаоса. Оптимизация процессов с учетом будущего роста
Хотя перемены могут привести к провалу, самый большой из возможных провалов — это оставаться в состоянии застоя. Узнайте, как творческий хаос помогает оптимизировать рабочие процессы с учетом будущего роста.
11 оригинальных способов применения Wrike
В первую очередь Wrike — это удобный инструмент для управления проектами и совместной работы. Он помогает повысить эффективность любой команды, даже если ее участники находятся за тысячи километров друг от друга. Однако, хотя сервис создавался как инструмент для управления проектами, он стал настолько гибким и функциональным, что клиенты используют его для решения самых разных задач. Возможно, некоторые из этих вариантов применения Wrike будут полезны и вашей команде. Почему бы не облегчить себе жизнь, когда есть такая возможность? Из этой презентации вы узнаете, как Wrike поможет повысить эффективность вашей команды. 11 оригинальных способов использования Wrike Вот 11 основных примеров того, как наши клиенты используют Wrike. Некоторые компании могут одновременно применять несколько вариантов в зависимости от потребностей своих отделов. Управление проектами: эффективно управляйте как большими, так и маленькими проектами. Командная работа: обсуждайте совместные задачи всей командой. Создание контента: работайте над информационными материалами от наброска до публикации. Разработка продуктов: планируйте цикл создания продукта от начала до конца. Организация мероприятий: планируйте и проводите мероприятия, не упуская ни одной детали. Обучение: быстро вводите в курс дела новых сотрудников. Простой список дел: записывайте свои планы и задачи, чтобы ничего не забыть. Повышение продуктивности: храните все идеи и планы централизованно. Цели и ключевые результаты (OKR): отслеживайте достижение командных и собственных целей. Хранение ссылок: сохраняйте ссылки на интересные сайты и делитесь ими. Неформальное общение: обсуждайте с коллегами погоду или видео с котиками. Wrike приспособится к вашему стилю работы
Шаблоны проектов Wrike для Salesforce
Контролировать выполнение задач по работе с клиентами может быть сложно, если не все связанные с этими задачами специалисты, включая юристов, отдел маркетинга и консультанты, работают с Salesforce. В такой ситуации задачи могут «потеряться», что приводит к нарушению сроков и вызывает недовольство заказчиков. Сегодня мы предлагаем новые шаблоны проектов Wrike для Salesforce, которые упрощают совместную работу отдела продаж и и смежных департаментов на благо клиентов. Как это работает Теперь вы можете связать шаблоны проектов Wrike с Salesforce и предложить своим торговым представителям меню для выбора проекта. Например, можно создать шаблон послепродажного внедрения, чтобы менеджер по работе с клиентами мог выбрать соответствующий пакет из меню в Salesforce после закрытия очередной сделки. Специалисты из группы внедрения сразу же увидят новый проект в Wrike, получат уведомления и смогут приступить к работе. Шаблоны проектов очень удобны для тех команд, которые часто сотрудничают с отделом продаж. Вам больше не придется вручную создавать однотипные проекты, поскольку Wrike позволит делать это автоматически и планировать задачи в зависимости от указанных вами сроков начала и окончания. Вот несколько наиболее распространенных примеров использования шаблонов: Профессиональные услуги Ваша группа внедрения может использовать несколько стандартных пакетов. Например, у нас в Wrike есть Золотой, Серебряный и Платиновый пакеты. Создайте шаблоны для каждого из них, чтобы сотрудники отдела продаж могли быстро выбрать нужный шаблон проекта после закрытия сделки. Юридическая проверка Создайте шаблон для юридических проверок, чтобы юристы могли сохранить в Wrike все комментарии, обсуждения и версии и привязать их к записи клиента в Salesforce. Запрос на демонстрацию Создайте шаблоны демонстраций, чтобы специалистам из отдела продаж было проще планировать демонстрационные показы. Поддержка маркетинга Создайте шаблоны для различных маркетинговых материалов, предоставляемых клиентам (электронных сообщений, рекламных проспектов, инструкций по применению и т. п.) и отслеживайте все мероприятия по поддержке. Начало работы Возможность интеграции Wrike и Salesforce доступна всем подписчикам Wrike Enterprise. Если вы используете план подписки Wrike Enterprise, то можете установить модуль интеграции со страницы «Приложения и интеграция». Для выполнения установки необходимо обратиться к администратору Salesforce. После установки модуля интеграции связывание шаблонов с Salesforce занимает считанные минуты. Ознакомиться с инструкцией по настройке шаблонов в Salesforce можно здесь. Если вы не являетесь подписчиком Wrike Enterprise, предлагаем вам бесплатную пробную версию. Остались вопросы? Обращайтесь в нашу службу поддержки! Мы всегда готовы помочь.
Шесть способов восстановить силы за время отпуска
Лето — самое время наконец-то отдохнуть. Покинуть офис просто, гораздо сложнее заставить офис покинуть вас. Готовы поспорить, что добрая половина из вас кинется проверять рабочую почту, чтобы проверить, не случилось ли чего-то срочного. Не спешите поддаваться этому порыву! Желание вернуться к работе во время долгожданного отдыха не так-то просто преодолеть. По данным исследования, проведенного кадровой компанией Randstad US в августе 2015 года, 46% сотрудников во время отпуска беспокоятся из-за работы, а 49% испытывают стресс по возвращении. Чтобы не попасть в эту половину, последуйте шести простым советам, которые позволят вам насладиться отдыхом и восстановить силы. 1. Не оставляйте ничего в подвешенном состоянии Единственная возможность как следует отдохнуть, не испытывая чувства вины, — это перед уходом в отпуск «увязать все концы». Нужно сообщить коллегам о датах отъезда и возвращения и назначить ответственного, который будет выполнять роль контактного лица, пока вас нет на месте. Обычно отпускники настраивают специальные сообщения на автоответчике и в программе электронной почты, чтобы все могли узнать об их отсутствии. Хотя некоторые предприниматели считают, что уход в офлайн грозит упущенными возможностями для бизнеса, это единственный способ полноценно отдохнуть без лишнего волнения. Нужно лишь убедиться, что все задачи, срок завершения которых приходится на время вашего отпуска, переданы другим сотрудникам или отложены до вашего возвращения. Wrike — возможность наладить рабочие процессы в команде и обеспечить нормальный ход дел без вашего непрерывного наблюдения. Попробуйте бесплатно » 2. Заканчивайте срочную работу в аэропорту Если какое-то задание свалилось на вас в последний момент, и вы не успеваете закончить его перед отъездом, займитесь им прямо в аэропорту, пока дожидаетесь рейса. Главное — позаботьтесь, чтобы у вас было с собой все необходимое. 3. Не открывайте рабочие приложения Отпуск доставит вам гораздо больше радости, если вы закроете все офисные приложения и устоите перед искушением заглядывать в рабочую почту. И обязательно отключите уведомления! Мы не предлагаем запирать телефон в сейф или в камеру хранения, просто потому что знаем, что на такое вы не пойдете (и здесь мы с вами согласны). Wrike — это не только веб-сервис для организации работы, но и мобильные приложения, которые позволяют посмотреть и отреагировать на все важные новости по проекту за минуту. Попробуйте бесплатно » 4. Никаких электронных устройств за едой Во время приема пищи все электронные устройства должны быть отложены в сторону. За столом должны вестись только беседы лицом к лицу, как в старые добрые времена. 5. Записывайте идеи по старинке Если вам в голову пришла идея, связанная с работой, не спешите включать ноутбук. Лучше сделайте заметку ручкой или карандашом в маленьком (бумажном!) блокноте. А затем отложите блокнот, чтобы заглянуть в него после отпуска. 6. При необходимости пользуйтесь таймером Если во время отпуска работы ну никак не удается избежать, устанавливайте себе таймер согласно технике Pomodoro и ограничивайтесь двадцатью пятью минутами работы в день. За 25 минут можно сделать очень многое, если вы знаете, что это единственный доступный промежуток времени. Если вы нарушите это ограничение, помните, что ваши родные, друзья или спутники будут очень вами недовольны. Как восстановить силы? Не забывайте, отпуск — это шанс избавиться от напряжения, которое постоянно сопровождает вас на рабочем месте. Если вы позволите себе снова втянуться в работу и подвергнуться стрессу, вы упустите прекрасную возможность зарядиться хорошим настроением и вернуться из отпуска готовыми к новым трудовым свершениям. Можете дать совет о том, как лучше отдохнуть? Оставьте его в комментариях.
Ускорьте работу с настраиваемыми рабочими процессами Wrike
У каждого отдела вашей компании есть свои особенные рабочие процессы, и вам нужна платформа, которая поддерживала бы все. Воспользуйтесь настраиваемыми рабочими процессами Wrike, которые позволят группам специалистов удобно организовать свою работу, быстрее добиваться результатов и держать коллег в курсе текущего положения дел. Теперь вы можете создавать рабочие процессы для любого вида деятельности — утверждения работы, отслеживания ошибок, разработки контента и т. д. «Настраиваемые статусы помогли нам оптимизировать процессы разработки и отслеживать заявки по всей цепочке задач». — Джереми Роуз (Jeremy Rose), вице-президент по операционной деятельности, SimpleRelevance Начало работы Настройка рабочих процессов осуществляется легко и быстро. Администратор аккаунта может создавать и редактировать рабочие процессы на странице «Настройки аккаунта». После сохранения изменений сотрудники вашей группы смогут применять новый рабочий процесс в своем рабочем пространстве. Вот несколько распространенных рабочих процессов, с которых можно начать: После создания рабочих процессов пользователи могут присвоить их команде или проекту, щелкнув правой кнопкой мыши на папке и изменив соответствующие настройки. Меню «Статус» задач в этой папке изменится в соответствии с новым рабочим процессом. Внедрив свой рабочий процесс, вы можете создать панель задач, на которой будет отражаться положение дел в режиме реального времени. «Настраиваемые статусы сильно упрощают рабочий процесс и позволяют создавать панели инструментов для отслеживания задач со статусом “Проверка”. Спасибо за эту отличную возможность!» — Эндрю Хартман (Andrew Hartman), старший руководитель отдела управления продукцией и использования платформ, CastNet Group Настраиваемые рабочие процессы доступны всем подписчикам Wrike Enterprise. Вы еще не перешли на Wrike Enterprise? Получите бесплатную пробную версию.
10 лучших плагинов Photoshop для команд дизайна
Adobe Photoshop поддерживает множество плагинов, позволяющих добавить в программу полезные функции для экономии времени и сил. Давайте же взглянем на список из десяти лучших бесплатных и платных плагинов Adobe Photoshop, которые наверняка окажутся полезными для многих художников и дизайнеров.
Расширенная интеграция с календарем Wrike для визуализации ваших планов
Сроки выполнения личных задач или проектов, над которыми вы работаете всем отделом, удобнее отслеживать на календаре. Возможность синхронизировать личные задачи Wrike с популярными календарями Google, Apple и Microsoft существовала давно, но теперь мы улучшили эту интеграцию, чтобы вам было проще выполнять работу. Теперь вы можете публиковать календари для команды и более точно выбирать, какую информацию отображать. Например, вместо общей продолжительности задачи можно указать только срок окончания, или исключить подзадачи, чтобы не перегружать календарь избыточными сведениями. Ниже мы привели несколько популярных примеров использования этой интеграции. Личные задачи. Синхронизируйте все личные задачи со своим календарем, чтобы не упустить из виду сроки их окончания. Открывайте задачи Wrike напрямую из календаря. Маркетинговые календари. Опубликуйте общий календарь со всеми планируемыми мероприятиями, кампаниями и датами запусков. Поскольку календарь связан с рабочими задачами Wrike, он будет обновляться при изменении планов. Планирование проектов. Быстро и просто отобразите на календаре график проекта. Откройте доступ всем в вашей команде, чтобы никто не выбивался из расписания. Начало работы. Приступить к работе можно в считаные секунды. Выберите папку, информацию из которой вы хотите разместить на календаре, и нажмите кнопку с многоточием в правом верхнем углу списка задач. В открывшемся меню выберите «Показывать на календаре» (View on Calendar). Затем выберите информацию, которая будет показана на вашем календаре: Отображайте только свои задачи или все задачи в папке. Исключите подзадачи, чтобы не перегружать календарь излишними подробностями. Показывайте общую продолжительность задач или даты окончания. Выбрав подходящие варианты, вставьте URL-адрес в календарное приложение и обновите страницу. Все готово! Если вы хотите создать единый канал данных для нескольких проектов, просто добавьте их в одну родительскую папку. Учтите, что если вы даете другим людям ссылку на канал данных календаря, то заголовки задач смогут видеть и те получатели, которые не являются пользователями Wrike. Полный доступ к задаче и подробной информации о ней будет предоставлен только пользователям Wrike, подключенным к этой задаче. Начинайте синхронизировать задачи Wrike уже сегодня — и присылайте свои отзывы! Нам очень интересно узнать, насколько полезной оказалась для вас эта функция.
Цифровая трансформация заразна: подбираем аргументы для клиента
В последнее время вокруг только и разговоров что о цифровой трансформации. Но что делать, если ваш клиент не понимает ее преимуществ? Пригласите его в свою систему управления проектами и совместной работой и воспользуйтесь советами о том, как сделать ваши рабочие взаимоотношения успешными и продуктивными.
Чем занимается менеджер проектов в маркетинговом агентстве?
Менеджер проектов в маркетинговом агентстве планирует создание материалов (в том числе создание календаря проекта), отвечает за общение с клиентами и своевременное выполнение маркетинговых проектов. В этой статье мы подробнее рассмотрим круг его обязанностей.
Почему для CWM-системы так важны встроенная бизнес-аналитика и управление рабочей нагрузкой
С этим блогом мы прошли долгий путь и подняли следующие темы: Почему важно автоматизировать управление приемом проектов в работу Как улучшить совместную работу команды и ускорить утверждение проектных активов Как автоматизировать повторяющиеся задачи и быстрее выполнять проекты Повышение прозрачности для клиентов, обмен информацией и отслеживание хода проекта Наша заключительная статья посвящена отчетности по цифровым рекламным кампаниям, управлению ресурсами команды и обеспечению безопасности всей работы. Создать цифровую рекламную кампанию непросто «Цифровым» маркетологам приходится обрабатывать значительно больше данных, чем это в человеческих силах, а поскольку расходы на рекламу продолжают расти, все сильнее необходимость в оптимизации кампаний. Чем выше расходы на цифровую рекламу, тем больше данных накапливают маркетологи в платформах автоматизации и аналитики. Между тем, директора по маркетингу и руководители маркетинговых служб говорят о двух проблемах при использовании аналитики: Как доказать ценность аналитики для маркетинга? Как показать влияние вложений в данные на компанию в целом? Курирование всех доступных данных — сложная задача. Все, независимо от того, разбираются ли они в технологиях, должны просматривать данные, интерпретировать их и сразу действовать на их основе без посторонней помощи. Конечно, многочисленные инструменты создания аналитических отчетов можно использовать и для анализа цифровых рекламных кампаний, но для интерпретации полученных данных участникам маркетинговой команды обычно требуется помощь аналитика. Даже после извлечения инструментами отчетности данные не готовы для стандартизации в едином представлении. Например, сети YouTube и LinkedIn используют термины «подписчики» и «фолловеры» (от слова follow), соответственно. Это одна и та же метрика, но традиционно эти показатели рассматривают отдельно. После стандартизации данных их все еще сложно представить в удобном для работы виде. Цифровой маркетинг развивается слишком быстро, чтобы команды могли себе позволить тратить время на интерпретацию полученные данные, им нужно работать в режиме реального времени. Например, на завершение рекламного аукциона уходит максимум 300 мс — и каждый час проходят миллиарды таких аукционов. Больше нельзя тратить недели и месяцы на анализ данных и корректировку стратегии. Маркетинговые руководители должны иметь полный обзор данных и простой способ автоматизации их сбора, чтобы предпринимать действия для оптимизации результатов в режиме реального времени. Постоянная проблема — балансировка рабочей нагрузки команды Если вы сотрудничаете с фрилансерами, агентством или командой профессиональных услуг, вы знаете, что решающее значение для поддержания рентабельности имеет управление рабочей нагрузкой команды. Слишком много работы — и у вас завал. Слишком мало работы — и сотрудники сидят без дела. Необходим инструмент управления рабочей нагрузкой, который позволит вам мгновенно изменить приоритеты и переназначить работу. А еще актуален вопрос о соотношении оплачиваемой и неоплачиваемой работы. Если не стараться доводить до максимума количество оплачиваемых часов, то ваша прибыльность не будет расти. Если у вас нет полной информации о возможностях каждого сотрудника и о предстоящей работе, как сбалансировать их нагрузку и сохранить прибыльность? Этих мучений можно избежать, если вы используете решение для управления совместной работой со встроенными возможностями учета рабочего времени и управления ресурсами. Как не запирать данные в сейф? Все команды, работающие на компанию, используют ту или иную конфиденциальную информацию, которая требует дополнительной защиты — финансовые и юридические документы, данные сотрудников, анонсы предстоящих продуктов и т.д. В условиях цифровизации и облачных вычислений защита данных становится еще более сложной задачей. С точки зрения организации облако дает два ключевых преимущества: огромную экономию и удобство доступа к ресурсам и данным, при этом не нужно самим администрировать серверы, на которых хранятся данные. И те же самые организации хотят пользоваться технологиями совместной работы, особенно в таких ограниченных регуляторами отраслях, как здравоохранение и финансовые услуги. Из-за требований комплаенса такие компании часто вынуждены отказываться от использования облачных приложений — ведь они должны обеспечивать конфиденциальность и безопасность корпоративных данных, без которой компании рискуют иметь проблемы с законом и потерять доверие клиентов. Если вы не уверены в том, кто именно контролирует ваши данные и кто имеет к ним доступ, вам стоит взять на вооружение систему управления совместной работой, которая обеспечивает защиту корпоративных данных с кодами шифрования и документирует, кто и когда получил доступ к данным. Как Wrike решает все эти проблемы Wrike Insights Расширенная отчетность и бизнес-аналитика Wrike позволяет синхронизироваться более чем с 50 приложениями для получения данных цифровых кампаний в режиме реального времени, включая Google, Amazon, Facebook, LinkedIn, AdRoll, Microsoft Advertising, Yahoo, TikTok и другие. Вместе с возможностью такого анализа пользователи получают полный обзор эффективности кампаний и возможность совершать итерации для повышения результатов, не пользуясь отдельными аналитическими инструментами и не подключая специалистов по бизнес-аналитике данных. Встроенные инструменты визуализации данных и аналитические панели позволят вашей команде уверенно повышать прибыльность. Wrike Resource Management Заметно повысив рабочую нагрузку и расширив команду, вы оцените решение Wrike Resource Management, которое обеспечивает полный обзор задач, папок и проектов команды, благодаря которому менеджеры могут по мере необходимости менять приоритеты и переназначить работу, чтобы оптимизировать производительность. Это единый инструмент совместного управления рабочей нагрузкой, с которым любой, включая внешние заинтересованные стороны, может работать, где бы они ни находился. Решение позволяет вам составлять рабочие графики, устанавливать приоритеты и распределять ресурсы. Встроенный тайм-трекер и подробные табели учета рабочего времени помогут контролировать трудозатраты и планировать сроки завершения проектов, а переназначение и изменение приоритетов задач в зависимости от реальной производительности исполнителей позволит повысить продуктивность и предотвратить выгорание сотрудников. Руководители команд могут управлять зависимостями с помощью диаграмм Ганта и предотвращать появление проблем с помощью табличного представления. В целом решение дает полную прозрачность всего рабочего цикла, позволяет сбалансировать нагрузку на команду и обеспечить прибыльность. Wrike Lock Сегодня для обеспечения безопасности данных недостаточно ограничить доступ к системе паролями пользователей. Корпоративная защита данных Wrike предоставляет пользователям управляемые клиентом ключи для шифрования данных, а также дополнительный уровень шифрования, который обеспечивается привязкой ключей к данным. Это примерно то же, что и секретное кодовое слово для получения пароля к хранилищу. Кроме того, ваш главный ключ не хранится в системе Wrike, доступ к нему есть только у вас. Отзывы клиентов Wrike Дерик Дал (Derick Dahl), директор по продуктам компании Sonance, говорит о преимуществах, которые получила его маркетинговая команда благодаря решению Wrike Resource для управления рабочей нагрузкой: «Решение Wrike Resource помогло нам избежать перегрузок сотрудников — мы сократили среднее количество активных проектов, в которых участвует сотрудник, с 12 до трех». Торстен Мюльхофф (Torsten Mühlhoff) из отдела маркетингового контроллинга и корпоративных проектов ABUS, говорит о том, насколько полезны функции безопасности Wrike: «Многие думают, что локальные решения безопаснее облачных. Но наш поставщик и его партнеры достаточно хорошо оснащены, чтобы гарантировать необходимую нам безопасность. Кроме того, мы снизили нагрузку на администраторов и облегчили жизнь нашим ИТ-специалистам. Wrike — одна из самых безопасных платформ для управления совместной работой, и мы в ней уверены». Выберите лучшее CWM-решение для вашей команды Эти статьи не претендуют на полноту освещения проблем быстрорастущих и корпоративных команд и того, как система управления совместной работой помогает их решить. Полное представление о системах различных поставщиков может появиться только после обстоятельного сравнение функциональности и знакомства с отзывами. Загрузите нашу новую электронную книгу «Расширение возможностей команд с помощью с помощью системы управления совместной работой: 13 главных проблем и их решения», чтобы узнать о 16 самых важных функциях решений для управления совместной работой. Оцените Wrike — и узнайте, почему более 20 тыс. клиентов используют нашу платформу, чтобы оптимизировать рабочие процессы, быстрее выполнять проекты и масштабировать бизнес.
Agile-подход к управлению проектами
Представление о том, что такое Agile-подход и как его успешно применяют в разных странах мира, поможет вам улучшить собственную стратегию управления проектами. Узнайте все необходимое об Agile-подходе и используйте полученную информацию для более результативной работы в Wrike.
Управление бюджетом в сфере профессиональных услуг
Мы объединили наши возможности управления рабочими процессами с полной прозрачностью финансовых показателей и предлагаем командам по оказанию профессиональных услуг расширенные функции мониторинга и управления бюджетом.
Все, что вам нужно знать о том, почему стартапы терпят неудачу
Жизнь инвесторов, специализирующихся на стартапах, портит то, что большинство стартапов терпит неудачу в первый год работы. Давайте разберемся, почему это происходит и как правильно построить стартап с помощью Wrike.
Для чего менеджерам знать основы управления проектами?
Если вы не сертифицированный менеджер проектов, то наверное не понимаете, зачем всем менеджерам нужно знать основы управления проектами. Дело в том, что вам, скорее всего, приходится этим заниматься, даже если в названии вашей должности нет ни слова «управление», ни слова «проект». В 2015 году мы провели опрос среди 1464 офисных сотрудников о том, как организована работа на их предприятии. В результате обнаружилось, что регулярно руководят проектами 94% респондентов, хотя только у 47% опрошенных управление проектами упоминается в названии их должности или входит в число их обязанностей. . Мы никого не призываем срочно бежать на курсы и получать сертификат. Но если вы изучите основы и ознакомитесь хотя бы с базовыми принципами, это поможет вам действовать эффективнее. И вот почему: 1. Знакомство с азами улучшит вашу способность управлять проектами Возможно, самая очевидная причина изучить основы управления проектами заключается в том, что это поможет вам работать успешнее. Подумайте вот о чем: y вашей команды есть цели на месяц, на квартал и на год. Для достижения этих целей вам нужно выполнять проекты и укладываться в сроки. Чем бы ни занималась ваша команда — проведением маркетинговых кампаний, разработкой дизайна для веб-сайтов, организацией мероприятий или устранением сбоев в сети — любая задача состоит из нескольких этапов и решается людьми. Изучение основ управления проектами поможет вам доводить до конца любые проекты — и большие, и малые, успешнее их планировать и выполнять и точнее оценивать достижения вашей команды. 2. Вы получите конкурентные преимущества Понимание основных принципов управления проектами и способность применять их на практике в различных ситуациях дадут вам значительное преимущество над конкурентами. Осваивая азы управления проектами, вы научитесь оценивать риски и вовремя замечать ошибки и сигналы опасности. Также вы улучшите свои организационные навыки, умение составлять планы и решать проблемы. Стоит упомянуть и о том, что знание основных инструментов для управления проектами повысит вашу ценность как специалиста и может оказаться именно тем полезным навыком, благодаря которому вы оставите конкурентов позади. 3. Вы укрепите свои навыки межличностного общения Общение — это инструмент, помогающий руководить командой. Если у участников вашей команды есть проблемы с общением, вы можете применить несколько основных идей из курса управления проектами, чтобы наладить сотрудничество и научить подчиненных работать вместе более эффективно. . Еще одним элементом эффективного управления проектами является умение чувствовать настроение в коллективе. Если вы научитесь замечать, что кто-то из участников перегружен, и делегировать обязанности, когда это необходимо, подчиненные станут вам доверять и охотнее обращаться за помощью. 4. Вы станете гибче Проекты не всегда идут по плану. Сроки сдвигаются, ожидания меняются, а ресурсов оказывается недостаточно. Знание основ управления проектами подготовит вашу команду к неожиданным изменениям, и, когда планы нарушатся, вы не впадете в панику, а начнете бороться с последствиями. Раз уж перемен не избежать, к ним нужно быть готовым. 5. Вы научитесь оценивать производительность вашей команды Говорят, что лишь безумец делает одно и то же в ожидании другого результата. Так не упорствуйте в своем безумии! Анализ ситуации и стремление понять причины неудач помогут вам извлечь урок на будущее. Изучив основы управления проектами, вы сможете следить за производительностью участников вашей команды и правильно ее оценивать, что очень важно для успешного развития. Кроме того, вы, как руководитель, всегда сможете предоставить доказательства, что ваша команда серьезно работает над достижением поставленных целей. А какие знания об управлении проектами помогли вам стать более эффективным руководителем? Поделитесь своим мнением в комментариях.
Работа по новым правилам (часть 2)
Как изменились условия труда в последнее десятилетие? Давайте подсчитаем: появилась возможность работать удаленно, можно использовать собственные устройства, появились большие данные, и никто больше не требует, чтобы вы сидели в офисе с девяти до пяти. Но на самом деле изменений так много, что все и не перечислишь, поэтому мы сформулировали десять новых правил, которые помогут современным сотрудникам сориентироваться на рабочем месте. Можете считать их правилами двадцать первого века. Предлаем вам вторую часть статьи о работе по новым правилам. В первой части речь шла о новом офисе и новых показателях. Дальше вы узнаете следующие пять правил. ЧАСТЬ 3. НОВОЕ СОТРУДНИЧЕСТВО 6. Командная работа, а не разрозненность Раньше сотрудники выполняли свою часть работы независимо друг от друга. Кто-то даже пытался укрепить свое положение в компании, тщательно оберегая свои знания и навыки. Например, отдел маркетинга мог не знать, чем сейчас занимается отдел разработки продукции, и в итоге рекламу нового функционала приходилось разрабатывать в безумной спешке. Нескоординированность действий была обычным делом и приводила к трудностям, которых можно было избежать. Звучало это так: «Вы делаете свою работу, а я — свою». Сейчас командам приходится делиться знаниями и информацией, потому что иначе они не добьются успеха. Кроме того, благодаря инструментам и технологиям, позволяющим обмениваться рабочими данными и вести обсуждения, стало очень удобно распространять информацию о проектах и даже открывать всем служащим компании доступ к сведениям о рабочей загрузке. Звучит это примерно так: «Пожалуйста, откройте доступ к плану вывода продукции на рынок, чтобы мы смогли подготовить материалы». Советуем прочесть: Как преодолеть разобщенность между подразделениями? (Wrike) 7. Открытая информация, а не папки под замком Раньше информация хранилась как тщательно оберегаемое сокровище. Сотрудники предпочитали не делиться знаниями и опытом, чтобы остаться незаменимыми и не потерять работу. Естественно, это приводило к проблемам. Некоторые задачи могли выполнить только эти люди, потому что никто другой не умел. Но именно этого они и добивались. Звучало это так: «Он единственный знает, как это делается. Спросите у него». Сейчас ведущие компании уделяют особое внимание сотрудничеству и обмену информацией — не только данными о проектах, но и опытом и знаниями. С появлением облачных инструментов для совместной работы, вики-сайтов, внутренних блогов и ПО для управления проектами возникла техническая возможность эффективно накапливать знания и предоставлять доступ к ним всем сотрудникам организации. Благодаря этим же технологиям становится очевидно, когда упрямцы пытаются все грести под себя, потому что в итоге они создают проблемы для всех остальных. Звучит это примерно так: «Если кому-то нужны рекомендации полезных инструментов для Твиттера или Фейсбука, я все написал на нашем вики-сайте. Вот ссылка». Советуем прочесть: Скачайте бесплатную электронную книгу Отчет об организации труда за 2015 год (Wrike) 8. Самоорганизация, а не распоряжения начальства Раньше каждую задачу люди выполняли исключительно по распоряжению менеджера. Приоритеты расставлялись с самого начала, и обычно оставалось очень мало места для маневра в случае дедлайна. А каков был ответ, если возникала неожиданная ситуация? «Это не моя обязанность. Я просто рядовой сотрудник». Звучало это так: «Чтобы к пятнице эти задачи были сделаны!» Сейчас в наиболее прогрессивных компаниях сотрудники могут сами принимать решения, потому что возможность выбора делает людей счастливее. Результаты опросов снова и снова доказывают, что сотрудники чувствуют себя более удовлетворенными и работают эффективнее, когда им дают свободу принимать решения по отдельным вопросам. Например, если они сами решают, над чем им работать, когда установить срок сдачи или каким образом выполнить задание. Конечно, возможность самоорганизации подразумевает, что вы имеете дело с ответственными зрелыми людьми. Сотрудники, считающие, что они ничем никому не обязаны, просто не выживут в этой самоорганизующейся среде. Звучит это примерно так: «Давайте придумаем идеи для блога, а затем вы сами решите, какие статьи будете писать на этой неделе». ЧАСТЬ 4. НОВАЯ КУЛЬТУРА 9. На работу берут личностей, а не гениев Раньше кадровики видели свою задачу в поиске самых умных и квалифицированных соискателей. И, как мы знаем, это по-прежнему актуально для организаций, где интеллектуальный потенциал ценится выше всех остальных качеств. Звучало это так: «Нам нужны самые умные представители этого поколения!» Сейчас ситуация изменилась, и ученые степени и сертификаты перестали быть решающим фактором. Особенно в стартапах и небольших, но более гибких компаниях кандидатов стали отбирать в первую очередь за характер, умение сходиться с людьми и совмещать различные обязанности. Поскольку управлять проектами приходится чуть ли не всем сотрудникам, кадровики отбирают кандидатов, способных работать вне зоны комфорта или налаживать плодотворные отношения с представителями других отделов, предпочитая их «гениям-одиночкам». Звучит это примерно так: «Были ли в вашей карьере примеры особенно успешного сотрудничества?» 10. Культура — это ценности, а не привилегии Раньше по какой-то непонятной причине сама идея корпоративной культуры ассоциировалась с привилегиями, которые получали сотрудники. Но это неправильный подход. Звучало это так: «Посмотрите на нашу компанию! У нас есть столы для пинг-понга, заказ обедов, капсулы для сна, ПК или Macintosh на ваш выбор и оплачиваемые отпуска. У нас потрясающая корпоративная культура!» Сейчас уже все понимают, что корпоративная культура определяется тем, как компания выполняет свою миссию. Если ваша миссия заключается в том, чтобы помогать клиентам более успешно управлять проектами, значит, ваша повседневная работа тоже должна быть успешной! Это не привилегия для вас, а ценность, которую отстаивает компания. Звучит это примерно так: «Работая с этим непростым клиентом, она продемонстрировала наши лучшие ценности. Давайте ей похлопаем!» Эти правила помогут вам расти и развиваться В этих десяти правилах нашли свое отражение самые крупные изменения условий труда в последнее десятилетие. И очень многое изменилось к лучшему. Вы сможете многому научиться, если вам посчастливится работать в компании, где понимают важность этих правил и позволяют сотрудникам применять их на практике.
Универсальный контрольный список для креативного процесса
Я прямо слышу, как вы восклицаете: «Контрольный список для творческого процесса?! Что за чушь? Как можно свести к формальному, сухому списку такое естественное и полное импровизации занятие, как творчество?» В своей книге «Чек-лист: Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям» Атул Гаванде подчеркивает важность контрольных списков, ведь специалисты в самых разных отраслях используют их для выполнения ключевых этапов сложных процедур. Вот пример: джазовая импровизация невозможна без понимания лежащих в ее основе законов музыкальной гармонии. Для создания абстрактной живописи необходимо знать классические правила, которые художник стремится нарушить. Всегда необходим фундамент, на котором начинается строительство. Структура, ставшая основой для импровизации. Творчество, несмотря на окружающий его флер загадочности, на самом деле представляет собой последовательность определенных этапов. Еще в 1926 году английский социальный психолог и соучредитель Лондонской школы экономики Грэм Уоллес выделил четыре стадии творческого процесса: подготовку, инкубацию, озарение и проверку. Именно их мы и будем использовать для построения нашего контрольного списка. Поехали! Подготовка: прежде чем приступить к творчеству Прежде чем что-то делать, нужно составить план. А до составления плана было бы неплохо четко представлять себе, какую именно проблему вам нужно решить. Это и есть этап подготовки. Если речь идет о работе, этот этап будет включать в себя постановку задачи и определение объемов проекта. Постановка задачи. Что нам нужно сделать? Какие проблемы необходимо решить? Какова цель? Сбор информации. Какие потребуются исследования или данные в качестве обоснования для этой творческой задачи? Определение критериев успеха. Как вы поймете, что идея или возможное решение вас устраивают? Составление творческого задания. Соберите все вышеперечисленное в единый документ, содержащий все необходимые указания и спецификации. Шаблон творческого задания можно найти по ссылке. Инкубация: дайте идее «созреть» На этой стадии творческого процесса вам нужно на некоторое время отвлечься от изначальной проблемы и пустить мысли на самотек, чтобы ваш мозг бессознательно продолжал искать возможные способы решения проблемы. И да, сколько бы времени у вас ни было, для инкубации его будет мало. Но пользуйтесь всем, что у вас есть, и вы сможете продвинуться вперед, сформировать новые идеи и найти новые решения. Пустите мысли на самотек. Размышляйте над проблемой. Перебирайте возможные варианты решения. Дайте себе время. Процесс инкубации может занимать от нескольких минут до недель. Выделите достаточно времени между этапом подготовки и мозговым штурмом. Формирование идеи Устройте мозговой штурм. Укажите для него четкую цель. Сосредоточьтесь на качестве, а не количестве идей. Записывайте все, ничего не отвергайте. Рассмотрите каждую идею. Используйте техники визуализации для поиска и группировки схожих идей. Проверьте, не вдохновят ли они вас на какие-то новые мысли. Оцените каждую идею. Составьте план действий. Определите следующие шаги и назначьте для каждого из них ответственных исполнителей . Если вы пользуетесь решением для управления проектами, таким как Wrike, то именно на этой стадии вы будете создавать задачи и назначать их участникам команды. Озарение: пора кричать «Эврика!» Момент, когда вас осеняет, и вы четко и ясно видите перед собой решение проблемы, в популярной культуре часто сопровождается хором ангелов, поющих «Аллилуйя». На самом деле это больше похоже на краткое просветление, когда кусочки мозаики неожиданно складываются в цельную картинку. Будьте готовы. Этот этап очень краток. Будьте готовы записать свои мысли. Используйте Wrike. Убедитесь, что плоды вашего озарения надежно сохранены в Wrike, никакая часть информации не будет забыта, и всю ее можно будет показать участникам команды при необходимости. Выполнение. Ну а теперь приступайте. Сроки никто не отменял. Работа зовет! Проверка: убедитесь, что решение работает Как и управление проектами по Agile-методологии, творческий процесс представляет собой цепочку итераций. Новые идеи постоянно приходится проверять. И если они не работают, вам придется вносить в них постоянные улучшения, шаг за шагом продвигаясь к цели. С помощью проверки вы убеждаетесь, что поставленная на первом этапе задача решена. Соберите первые впечатления. Покажите свою работу тестовой аудитории. Что говорит представитель заказчика? Что говорит ваш клиент? Собирайте отзывы и при необходимости вносите правки. Пройдите процесс утверждения. Если исправленные образцы всех устраивают, позаботьтесь о том, чтобы и утверждающие лица из вашей компании, и представители компании-клиента поставили свои подписи на окончательном варианте работы. Wrike значительно упрощает процесс окончательного утверждения благодаря функции согласования, позволяющей легко добавлять комментарии и сразу видеть, кто и что утвердил. В конечном итоге творческий процесс оказывается не таким уж и сложным. Если разделить даже очень сложную систему на составные части, все оказывается гораздо более понятным. Надеемся, этот контрольный список вам поможет.