ソニー・ピクチャーズ テレビジョンは、グローバルなコンテンツ制作オペレーションを Wrike の力で大幅に効率化しました

抱えていた課題感

ソニー・ピクチャーズ テレビジョンには米国および世界中に多数のクリエイティブチームが存在し、チームは制作プロジェクトのプランニングから進捗調整、アセットの完成までを簡単に管理できる方法を必要としていました。「私は当初、このようなグローバルなクリエイティブチームのソフトウェア選定のプロジェクトに携わる技術コンサルタントとして入社しました」と、ソニー・ピクチャーズ テレビジョンのクリエイティブセンターのオペレーションおよびプロダクションを統括する Nicki Batelli 氏は当時を振り返っています。「25 種類ものさまざまなツールを分析し、世界中のすべてのチームから要件を提出してもらって、チームが必要としている最適なツールを調査しました」

チーム数が非常に多く、チームごとに仕事の進め方も異なっていたため、それぞれのチームのニーズに十分に応えられるだけの柔軟性があり、経営陣からの認知度と信頼を備え、ソニー全体のビジネスに対してクリエイティブセンターが果たす貢献を証明できる優れたツールを見つけるのは困難な作業でした。

Wrike の導入による解決

ツール選定の調査を始めて約 1 年後、ソニークリエイティブセンターは、コラボレーション・ワークマネジメントプラットフォームとして Wrike を採用し、クリエイティブ部門に導入しました。北米ではロサンゼルスとマイアミのチームが、南米ではコロンビアのボゴタチームが最初の導入先となり、続いて、ヨーロッパではイギリスのロンドンのチームと、ハンガリーのブダペストのチームに導入されました。

「これほどまでに使いやすくて、新しくチームに入ったメンバーもすぐに使い方に慣れ、導入規模を簡単に拡大していけるツールを見たことがありません。また、独自のワークフロー、プロセス、仕事の進め方、お客様、環境の変化に対して簡単にカスタマイズすることも可能です」とソニー・ピクチャーズ テレビジョンのクリエイティブセンターでシニアオペレーションマネージャーを務める Cheryl Venable 氏は述べています。「Wrike はしっかり構造的に業務を整理する力を持ちながら、驚くべき柔軟性もそなえているため、我々の独自の好みなどを取り入れて利用できます。『エンタープライズクラス』という触れ込みだった他の多数のツールはわずか 6 ヶ月間しか適切に利用できず、管理する業務の量が増えた時点で崩壊してしまいました。一方で、Wrike からは非常に多くの成果が得られています」

ソニークリエイティブセンターは、その規模を拡大し続けており、世界中にクリエイティブチームの拠点数を増やしていっています。こうした規模拡大の中で Batelli 氏と Venable 氏は、新しく参加するチームメンバーにも Wrike で仕事を進めてもらうことにより、Wrike の力をさらに引き出すことができると気付きました。「[Venable] は、新メンバーが何人入ってきても大丈夫なオンボーディングプロセスを構築しました」と Batelli 氏は述べています。「Venable のおかげで効率的なオペレーションが整備されていたので、クリエイティブセンターで実施する作業や制作するアセットの種類を増やし、自分たちの役割を広げることができました」

クリエイティブ制作プロセスの改善

クリエイティブセンターでは Wrike を使用することにより、大規模なプロジェクトにおいても、制作効率と個々人の創造性がちょうどバランスよく両立するポイントを見つけることができました。「私は Wrike をバックグラウンドツールだと捉えています」と Batelli 氏は述べます。「プロダクションの現場の殺人的な忙しさの中で、Wrike がそれぞれの業務を整理し、各人が担当する作業を完成させることができるようにするチームの背骨のような役割を果たしています。また、これまでは、何を実行する必要があるのかなどを推測で補わなければならない場面も多かったのですが、誰が誰とやり取りしていて、今後はどのような制作プロセスが控えているかなども含めて、Wrike が明確にしてくれるので推測を交える必要がなくなりました。Wrike のワークフローで作業手順が明確になっているので、クリエイターたちは創造性が必要となる本来の制作作業に自分の時間を費やすことができるのです」

Wrike は、作品のコンセプト作りから完成までのどの時点においても、チームのクリエイティブ制作のオペレーションの最適化を支えています。「クライアントからのレビューおよび承認のフェーズで、Wrike のオンライン校正ツールを活用できることは非常に大きなアドバンテージです」と Batelli 氏は述べています。「これまでは大量のメールのやり取りが必要でしたが、その数を大きく減らせました。また、校正段階でのコメントをプロジェクトのコメントとして取り扱える点も、驚くほどに便利な機能です」そして、新型コロナウイルスが原因でチームがリモートに分散して働かなければいけなくなったので、クリエイティブアセットに対する社内からのフィードバックについても Wrike の校正機能を使用して集約を行っています。

クリエイターの成果物の事業への貢献度を証明

さらに、ソニークリエイティブセンターでは、Wrike のレポート機能を活用してクライアントにプロジェクト状況を共有し、成果物の品質保証を行っています。「我々は、クライアントのために実施している作業量を常に分析しています」と Batelli 氏は述べます。「このため、請求目的で月次レポートを作成しています。Wrike のレポート機能により、事業に対する我々の貢献を明確に伝えることができます」また、Wrike の堅牢かつ直感的で使いやすいレポートモジュールにより、Batelli 氏のチームでは作業成果のリアルタイムのインサイトを社内関係者に対しても提供できています。複数のスタジオパートナーと連携し、数えきれないほどのアセットを納品する環境では、プロジェクトの予算や請求費などの数値データでの概況把握が非常に重要になります。

新型コロナウイルス禍の中でも仕事を進められる新しい働き方の模索

新型コロナウイルスの感染拡大により世界中のオフィスが閉鎖され、テレワークへの移行が急速に進む中、ソニークリエイティブセンターは、クリエイティブチームが引き続きリモートで協力して作業できるためのデジタルワークスペースを確保しておくことが非常に重要だと再認識しました。「プロジェクトとアセットを共有できる単一のスペースにクリエイティブチームを招き入れることにより、非常に仕事の見通しがよくなりました」と Batelli 氏は述べています。「現在では、世界中のクリエイティブセンターからのすべてのデータを集約して、予算や収益、プロジェクト、クライアント、進捗などの状況を把握することができます。このように拠点横断的に状況を把握できることは非常に大きな価値があります。また、Wrike を他のチームがどのようにコラボレーションに活用しているかも見えるので、自分たちのチームにも取り入れて効率の向上をはかることができます」

Wrike は、パンデミックが継続する現在も、ソニークリエイティブセンターのクリエイターの間を適切につなげてくレました。「Wrike は複数のチームを一つにまとめるのを助けてくれています」と Batelli 氏は語っています。

Wrike の導入がもたらした成果のまとめ

ソニー・ピクチャーズ テレビジョンのクリエイティブセンターは、コラボレーション・ワークマネジメントツールの Wrike を活用することで、新型コロナウイルスの感染拡大が起こった最初の半年間に、テレワークに移行したにも関わらず当初の予定通りに 2,000 件ものプロジェクトを完了させることができました。

「私たちが成功できた理由は、新しい種類のアセットや新しいクライアントが増えた場合にも、人的リソースの量を増やしすぎずに制作規模を拡大できたからだと思います」と Batelli 氏は述べています。「内製チームが、これまでに構築した制作プロセスと Wrike の高い柔軟性とを活用することで、追加の制作業務にも対応できるようなキャパシティを備えていることには非常に価値があります」

「Wrike のおかげで、これまでに縁がなかった他部門のチームとの関係も強化されていっています」と Batelli 氏は述べます。「現在では、社内のさまざまなチームが我々のところにやってきて、プロジェクト管理に何を使用しているか、自分たちにも使用できるのか、余分なライセンスは持っているか、といった質問をして私たちの成功の秘密を知りたがっています。我々はそのようなチームに対して、Wrike の使用方法を教えるのが非常に楽しみであり、我々のチームが成功したおかげで、多数の同僚が Wrike を使用し始めたことをとても嬉しく思っています」